Outlook automatski odgovori kroz pravila trebalo bi da stignu u novi Outlook za Windows i na veb, prema planu razvoja koji je uočio Neowin. Umesto jednog opšteg „nisam u kancelariji” odgovora, korisnik će moći da pošalje drugačiju poruku u zavisnosti od pošiljaoca, naslova, ključne reči ili drugog uslova.
To je mala promena koja rešava vrlo stvaran problem: klijent može da dobije informaciju kome da se obrati, kolega uputstvo za hitne slučajeve, a automatske poruke mogu da ostanu bez odgovora. Funkcija se uvodi postepeno i možda još nije vidljiva na svakom nalogu, pa ne treba menjati postojeći proces dok se nova akcija ne pojavi u meniju Rules.
Outlook automatski odgovori kroz pravila rade preciznije
Klasična funkcija Automatic Replies šalje jednu poruku ljudima u organizaciji i, po želji, drugu spoljnim pošiljaocima. Nova akcija u pravilima dodaje finiju kontrolu. Pravilo najpre proverava uslov, a zatim bira unapred pripremljen tekst koji Outlook šalje kada se poruka uklopi.
Primer je servisni tim koji u naslovu traži oznaku određenog projekta. Poruka sa tom oznakom može automatski dobiti kontakt dežurnog kolege, dok ostala pošta dobija običan odgovor o odsustvu. Freelancer može razlikovati postojeće klijente od novih upita, bez ručnog nadgledanja sandučeta tokom odmora.
Microsoftova sadašnja dokumentacija potvrđuje da novi Outlook i Outlook na vebu podržavaju pravila koja obrađuju dolaznu poštu prema uslovima. Tačan skup akcija zavisi od tipa naloga i verzije usluge. Zbog toga objavljeni plan nije isto što i dugme koje je već dostupno svakome.
Kako napraviti odgovor koji neće nervirati ljude
Kada se akcija pojavi, putanja bi trebalo da počinje u Settings, zatim Mail i Rules. Dajte pravilu jasno ime, na primer „Odsustvo — aktivni klijenti”. Dodajte što uži uslov: konkretnu adresu, domen, reč u naslovu ili kombinaciju kriterijuma. Tek potom izaberite automatski odgovor i napišite kratku poruku.
Dobar automatski odgovor ima tri stvari: period odsustva, realan rok za odgovor i alternativni kontakt samo ako je ta osoba pristala da bude navedena. Ne treba objavljivati privatni broj telefona, tačnu lokaciju ili detaljan plan putovanja. Pošiljaocu je dovoljna informacija kada može da očekuje povratnu poruku.
Dodajte izuzetke za mailing liste, sistemska obaveštenja i adrese sa kojih se odgovori ne primaju. Ako postoji uslov „poruka je poslata samo meni”, on može znatno da smanji nepotrebne reakcije na grupnu poštu. Opciju Stop processing more rules uključite samo ako ste sigurni da naredna pravila ne moraju da se izvrše.
Test pre odmora je obavezan korak
Pošaljite probnu poruku sa drugog naloga koji ispunjava uslov i jednu koja ga ne ispunjava. Proverite tekst, potpis, format i vreme isporuke. Zatim pošaljite drugu poruku sa iste adrese da biste videli da li se odgovor ponavlja češće nego što ste očekivali. Pravila sa automatskim odgovorima nisu dobar teren za pretpostavke.
Ako test ne uspe, prvo isključite pravilo, a ne čitavo sanduče. Proverite redosled pravila, izuzetke i da li organizacija dozvoljava tu akciju. U poslovnom Microsoft 365 okruženju administrator može ograničiti automatske odgovore ka spoljnim domenima, pa problem nije nužno u vašem podešavanju.
Vlasnici više naloga treba da potvrde da uređuju pravilo za pravo sanduče. Novi Outlook okuplja više adresa u jednoj aplikaciji, ali se pravila i dalje vezuju za konkretan nalog. Naš tekst o objedinjenom sandučetu u novom Outlooku objašnjava zašto pregled više naloga nije isto što i zajednički skup pravila.
Dok nova akcija ne stigne, standardni Automatic Replies ostaje sigurniji izbor za većinu ljudi. Microsoft u zvaničnom vodiču za Outlook pravila objašnjava uslove, izuzetke i redosled obrade, a zaseban vodič opisuje trenutne odgovore van kancelarije.
Outlook automatski odgovori kroz pravila imaju najveću vrednost kada jedna poruka više nije dovoljno dobra: u timovima sa dežurstvima, malim firmama i sandučićima koji primaju i zahteve ljudi i automatska obaveštenja. Korist dolazi iz preciznosti, ne iz dužine poruke. Dve jasne rečenice sa dobrim uslovom vrede više od opširnog šablona poslatog svakome.
Pre konačnog uključivanja proverite i datum završetka odsustva. Pravilo bez vremenskog ograničenja lako ostane aktivno danima po povratku. Ako nova Outlook akcija ne nudi sopstveni period, napravite podsetnik da je isključite ili je koristite zajedno sa postojećom funkcijom Automatic Replies, koja ima početak i kraj.
